Tutto è comunicazione, anche i sistemi di gestione

Comunicare non vuol dire apparire, ma agire in comune, ecco perché le aziende devono padroneggiare la comunicazione interna.

Esiste una soluzione per ogni problema? Sì, esiste. È la buona comunicazione. E più il problema è complicato, più la comunicazione è necessaria. Lo pensavo l’altro giorno mentre scrivevo il Pensamento sulla Cybersecurity e sulla ISO 27001. 

In apparenza cosa vuoi che possa c’entrare la comunicazione interna di un’azienda con malware, phishing, cybercrime e via discorrendo? Invece, la sicurezza delle informazioni, così come il buon funzionamento di qualsiasi sistema di gestione, dipende proprio dalla comunicazione.

Vediamo prima qual è il legame tra cybersecurity e comunicazione e poi vediamo perché quella interna è la soluzione ad ogni problema aziendale. Quindi, se stai pensando di acquistare un nuovo software o di prendertela con un tuo collaboratore perché ha commesso un errore, fermati. Probabilmente hai altro a cui pensare.

Nel rapporto Clusit 2021 (il documento su tutti sugli attacchi alla sicurezza informatica elaborato dall’Associazione Italiana per la Sicurezza Informatica), leggiamo: «La metà dei professionisti della sicurezza intervistati – che hanno anche un elevato potere decisionale all’interno delle loro aziende – concorda sul fatto che, per poter aumentare gli investimenti nella sicurezza informatica, il modo in cui comunicano le questioni ad essa legate debba cambiare radicalmente». Il rapporto prosegue: «Due quinti dei professionisti ritiene che in futuro sarà necessario comunicare di più ad un target di referenti più ampio e con i clienti, in modo che tutti, sia all’interno che all’esterno della società, comprendano meglio i rischi». Il passaggio chiave è però questo: «L’uso di un linguaggio meno tecnico aiuterebbe tutto il settore a comunicare meglio, in modo che l’intera azienda possa comprendere quali sono i rischi e come rimanere protetta».

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La Qualità è anche buona comunicazione

Perché il passaggio chiave è proprio quest’ultimo? I motivi sono diversi. Il primo: l’idea di Comunicazione è legata in modo indissolubile all’idea di Qualità. Innanzitutto perché la Qualità è necessaria per competere e questa non deve concentrarsi solo sul prodotto/servizio, ma su tutto ciò che ruota intorno al prodotto/servizio stesso. Faccio un paio di esempi: inutile parlare di un prodotto di qualità se due settori della stessa azienda non comunicano tra loro. Inutile, oltre che dannoso, parlare di servizio di qualità se il servizio clienti è sbrigativo oppure sgarbato. 

L’efficacia della comunicazione esterna? Dipende da quella interna

Secondo: l’efficacia della comunicazione esterna dipende dall’efficacia della comunicazione interna. Si investe molto sulla prima, quindi sugli spot, sulla pubblicità, eccetera, ma molto poco sulla seconda. È una questione di approccio. Chi investe sulla comunicazione interna ha capito che le persone non devono solo lavorare, ma devono essere motivate e coinvolte, in modo da collaborare in modo sinergico agli obiettivi aziendali. Le imprese sono, appunto, sistemi sinergici e funzionano quando il personale è ben organizzato e coordinato.

In sintesi. Tutto è comunicazione, anche i processi interni e la relativa comunicazione. I professionisti della sicurezza informatica ce lo hanno dimostrato (qualora ce ne fosse bisogno). Quindi, se non funzionano bene i tuoi sistemi di gestione (non solo quello sulla sicurezza delle informazioni) molto probabilmente è perché ci sono problemi nel comunicare. Per risolverli non serve l’ultimo ritrovato tecnologico, ma lavorare sulla comunicazione, quella interna in primis. Perché spesso, a rovinare tutto, sono le incomprensioni e le pretese, i messaggi arrivati male o quelli non arrivati per niente. Ci ossessioniamo sulla cosa che non funziona o su chi ha sbagliato, ma non sulla cosa che fa funzionare tutto: la comunicazione, che è un po’ come l’olio che fa scorrere bene i pistoni o la catena di una moto o di una bici. Senza l’olio si blocca tutto. Anche se tra le mani hai la Ferrari di Leclerc.