Gent.mo/a Segnalante,

La informiamo che, nell’ipotesi di segnalazione non anonima, Dimitto garantisce che, in ogni caso, modo e circostanza, la Sua identità sarà protetta.

Le categorie particolari di dati, come l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale e i dati relativi alla salute o alla vita sessuale non pertinenti, dovrebbero non essere trattati nella segnalazione.

Qualora si rendesse necessario rivelare la Sua identità, nonché qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, in maniera diretta o indiretta, tale identità, a persone diverse da quelle autorizzate a trattare tali dati personali ai sensi degli articoli 29 e 32 del GDPR, queste ultime saranno rivelate esclusivamente con il Suo consenso espresso.

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO E PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Le seguenti informazioni mirano a fornirLe una panoramica sull’utilizzo dei Suoi dati personali da parte di Dimitto e dei diritti connessi alle segnalazioni di illeciti (qui di seguito indicate con il termine whistleblowing in relazione a quanto prevede il d.lgs. 24/2023 che riguarda la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione Europea e che contiene disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Queste informazioni riguardano il trattamento dei dati personali dei segnalanti, dei segnalati dei testimoni o di ogni altro soggetto che è interessato ad una segnalazione e sono rese ai sensi del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali – Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito anche GDPR) e del D.Lgs. 2003/196 (di seguito anche Codice Privacy) così come modificato dal D.Lgs. 2018/101.

TITOLARE E RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

Il Titolare del Trattamento è Dimitto Italia Srl SB, via Carlo Freguglia, 2 – 20122 Milano

Contatti Responsabile gestione dati presso PEC: dimitto@pec.it.

FINALITA’ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Dimitto tratta i Suoi dati personali:

a) per la finalità di adempiere agli obblighi di legge previste dal decreto legislativo n. 231/2001, Disciplina della responsabilità’ amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, sub. art. 6, come modificato dal Decreto Legislativo del 10 Marzo 2023, n. 24, e dall’art. 52 – bis del Decreto Legislativo 1° settembre 1993, n. 385;

b) sulla base del legittimo interesse di Dimitto, di cui all’art. 6, comma 1 lett. f) del GDPR, di contrastare eventuali condotte illecite, ad esempio riferibili a violazioni del Codice di Condotta e al Codice Etico di Dimitto.

Queste finalità rappresentano la base giuridica che legittima il trattamento dei Suoi dati personali.

CATEGORIE DI DATI PERSONALI

Dimitto raccoglie e/o riceve le informazioni da Lei fornite attraverso l’inserimento delle stesse sull’apposito canale Whistleblowing presente sul sito aziendale. Se la segnalazione avviene tramite modalità orale (ad esempio, incontro diretto, linea telefonica o sistema di messaggistica vocale), l’informativa potrà essere fornita durante il contatto con il segnalante, prima di iniziare la raccolta dei dati personali, invitando il segnalante a consultare il modulo presente sul sito aziendale. Qualora l’incontro venga registrato, la segnalazione potrà essere documentata solo previo consenso del segnalante, come previsto dall’art. 14, comma 2, del Decreto.

Le informazioni raccolte riguardano:

dati anagrafici del segnalante (nome, cognome);

dati anagrafici del/i segnalato/i (nome, cognome).

Le categorie particolari di dati personali (ossia dati sull’origine razziale o etnica, sulle opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale e dati riguardanti la salute o la vita sessuale), se non rilevanti per la fattispecie di segnalazione, dovrebbero essere escluse. In ogni caso, Dimitto tratterà questi dati esclusivamente per finalità strettamente connesse e strumentali alla verifica dell’autenticità delle segnalazioni di irregolarità ovvero al fine di adempiere a specifici obblighi di legge (connessi agli scopi della segnalazione).

I dati personali relativi a condanne penali e reati o relative misure di sicurezza, se non rilevanti per la fattispecie di segnalazione non vengono raccolti.

DESTINATARI O CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

L’accesso interno ai dati personali trattati nell’ambito dell’indagine sulle segnalazioni è consentito rigorosamente sulla base della necessità di averne conoscenza, la quale resta subordinata alla necessità di ottenere l’accesso. In particolare, i dati personali potrebbero essere comunicati a persone fisiche – nominate soggetti autorizzati al trattamento dei dati personali – relativamente ai dati necessari per l’espletamento dei compiti ad esso affidati ed appartenenti alle seguenti categorie: dipendenti o distaccati, dipendenti temporanei, stagisti.

I Suoi dati potranno essere comunicati ai soggetti ai quali la presente comunicazione dovrà essere effettuata nel rispetto di un obbligo di legge, di un regolamento o della normativa comunitaria, ove ciò sia richiesto, ad esempio, per eventuali successivi procedimenti penali oppure se il segnalante ha fatto una dichiarazione falsa.

MODALITÀ’ DI TRATTAMENTO DEI DATI

Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente collegate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Il GDPR Le riconosce e garantisce specifici diritti, compreso il diritto di conoscere quali sono i dati che La riguardano in possesso di Dimitto per il processo di segnalazione whistleblowing, nonché come vengono utilizzati e di ottenere, quando ne ricorrano i presupposti, la cancellazione, nonché l’aggiornamento, la rettificazione o, se vi è interesse, l’integrazione dei dati. I diritti dell’interessato (in specie, il segnalato) potranno essere limitati ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 2-undecies, primo comma lett. f) del D.Lgs. 2003/196, così come modificato dal D.Lgs. 2018/101, ed in conformità all’art. 23 del Regolamento UE 2016/679, qualora dall’esercizio dei diritti sopra indicati possa derivare un pregiudizio concreto ed effettivo alla riservatezza dell’identità del segnalante.

La valutazione sulla necessità della limitazione dei diritti dell’interessato è rimessa al Titolare del trattamento

che si avvale delle funzioni competenti in materia. In tale ipotesi il Titolare dovrà fornire comunicazione motivata e senza ritardo all’interessato del rigetto/ritardo/limitazione/esclusione della richiesta di esercizio dei diritti sopra indicati, fermo quanto stabilito dall’art. 2-undecies comma 3 del D.Lgs. 2003/196, così come modificato dal D.Lgs. 2018/101.

Nell’ipotesi in cui venga concesso l’accesso alle informazioni personali di un interessato, le informazioni personali di terzi come segnalanti, segnalati o testimoni devono essere rimosse dai documenti, tranne in circostanze eccezionali (se i segnalanti autorizzano tale divulgazione, se ciò è richiesto da eventuali successivi procedimenti penali o se il segnalante ha reso una dichiarazione intenzionalmente falsa).

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI E DIRITTO ALLA CANCELLAZIONE

Dimitto tratta e conserva i Suoi dati personali per un periodo di tempo non superiore a quello necessario per

conseguire le finalità per le quali sono raccolti o successivamente trattati. La conservazione delle segnalazioni interne ed esterne e della relativa documentazione saranno mantenute per il tempo necessario alla loro definizione e, comunque, per non più di cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Al termine del periodo di conservazione applicabile, i dati personali riferibili all’interessato verranno cancellati o conservati in una forma che non consenta la Sua identificazione (es. anonimizzazione irreversibile), a meno che il loro ulteriore trattamento sia necessario per uno o più dei seguenti scopi:

risoluzione di precontenziosi e/o contenziosi avviati prima della scadenza del periodo di conservazione;
ii) per dare seguito ad indagini/ispezioni da parte di funzioni di controllo interno e/o autorità esterne avviati prima della scadenza del periodo di conservazione;
iii) per dare seguito a richieste della pubblica autorità italiana e/o estera pervenute/notificate a Dimitto prima della scadenza del periodo di conservazione.

In caso di applicazione di una o più delle suddette ipotesi di sospensione del processo di cancellazione/anonimizzazione irreversibile dei dati personali, resta fermo il diritto del Titolare di limitare l’accesso al dato identificativo del segnalante, ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 2-undecies, primo comma lett. f) del D.Lgs. 2003/196, così come modificato dal D.Lgs. 2018/101.

MODALITA’ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI

Per esercitare i diritti descritti nel paragrafo 6), può contattare: Dimitto Italia Srl SB- dimitto@pec.it Il termine per la risposta è un (1) mese, prorogabile di due (2) mesi in casi di particolare complessità; in questi casi, Dimitto fornisce almeno una comunicazione interlocutoria entro un (1) mese dal ricevimento della richiesta. L’esercizio dei diritti è, in linea di principio, gratuito.

RECLAMO O SEGNALAZIONE AL ” GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI “

Dimitto La informa che Lei ha diritto di proporre reclamo ovvero effettuare una segnalazione al Garante per la Protezione dei Dati Personali oppure, in alternativa, di presentare ricorso all’Autorità Giudiziaria. I contatti del Garante per la Protezione dei Dati Personali sono consultabili sul sito web http://www.garanteprivacy.it.